В практике часто возникают ситуации, когда на консультации с клиентом выясняется, что предоставленные им сведения не подтверждены документально. В большинстве случаев, когда встает речь о получении официальной переписки с другой стороной, клиент не может её предоставить, так как официальная переписка не велась. В связи с этим, формирование позиции клиента для разрешения конкретного спора усложняется.
Официальная переписка – формальное общение между сторонами в виде письменного документа.
Для чего нужна такая переписка?
Переписка с другой стороной нужна для фиксации спорных моментов, чтобы потом ссылаться на эти обстоятельства в суде. Переписка может осуществляться различными способами. Например, суд может признать доказательством переписку между физическими лицами через социальные сети (мессенджеры), а также посредством электронной почты. Однако, для меня преимущественное значение имеет почтовая переписка, так как именно почтовая переписка открывает возможности для формирования предварительной позиции, которая может быть положена в основу претензии (требования) или искового заявления.
Предположим, нужно получить какую-либо услугу в государственном органе. При непосредственном обращении получен устный отказ. Это не является официальным ответом, так как устный отказ недопустим. Необходимо написать в государственный орган письмо (требование) о предоставлении конкретной услуги, либо разъяснения о невозможности предоставления такой услуги. Оставить без ответа письмо не имеют права. После получения ответа, можно либо продолжить переписку, либо предпринимать иные действия (к примеру, обжаловать отказ в вышестоящий государственный орган, либо в суд).
Официальная переписка должна проводиться в любом случае, вне зависимости, осуществляется она в рамках договорных отношений, либо это единичный случай.
Пример: между ООО №1 (Генподрядчик) и ООО №2 (Субподрядчик) заключен договор подряда, согласно которому Субподрядчик обязался выполнить комплекс строительно-монтажных работ в согласованный сторонами срок с использованием давальческих материалов Генподрядчика, поставленных на место производства работ в соответствии с графиком поставки материалов. В период производства работ, Генподрядчик допустил несвоевременную передачу давальческих материалов Субподрядчику, без которых Субподрядчик не мог производить работы. Фактически, давальческие материалы были переданы через 200 календарных дней с даты начала производства работ Субподрядчиком. Субподрядчик неоднократно уведомлял Генподрядчика о ненадлежащем исполнении последним своих обязательств, которые привели к срыву сроков производства работ не по вине Субподрядчика. Ввиду несвоевременной передачи Субподрядчику давальческих материалов, была допущена просрочка сроков окончания работ на 160 дней. Генподрядчик предъявил Субподрядчику претензию за срыв сроков работ и обратился в суд с иском о взыскании договорной неустойки.
В результате судебного разбирательства, Субподрядчик предоставил всю переписку с Генподрядчиком и указал, что нарушение сроков выполнения Субподрядчиком работ произошло по вине Генподрядчика. В дополнение Субподрядчик предоставил переписку с Заказчиком, который подтвердил нарушение сроков производства работ не по вине Субподрядчика. Суд отказал Генподрядчику в удовлетворении иска.
При отсутствии переписки Субподрядчика с Генподрядчиком, согласно которой Субподрядчик указал на нарушение Генподрядчиком обязательств по передаче давальческого материала, а также письма Заказчика, подтверждающего отсутствие вины Субподрядчика, Генподрядчик смог бы взыскать с Субподрядчика неустойку за нарушение сроков производства работ.
Обязательно ли направлять официальное письмо?
Безусловно. Если проблема не будет решена, то при обращении в судебную инстанцию эти «хлебные крошки» приведут к правильному установлению судом обстоятельств дела и помогут разрешить спор по существу. В переписке важно сохранять цепочку событий и отражать четкую привязку к спорной ситуации (к фактам), чтобы при судебном разбирательстве можно было обосновать свою позицию.
Независимо от характера спора, написание письма другой стороне – открытие возможности для дальнейшего совершения различных действий, вплоть до обращения в суд. В большинстве случаев, переписка является эффективным инструментом досудебного урегулирования спора.
